7 основных правил деловой переписки
В продолжение темы универсальных навыков хочу рассказать о базовых правилах деловой переписки. Я абсолютно уверен, что умение писать письма совершенно необходимо не только руководителям, но и рядовым сотрудникам. Причем очень велика вероятность, что умение писать пригодится вам не только на работе, но и в быту: социальные сети, интернет магазины, жалобы, заявления, обращения и прочее. Государственные органы сейчас все больше используют возможность электронных обращений.
Через интернет обращение я оформил себе загранпаспорт (вышел из дома только 2 раза: сфотографироваться и забрать паспорт). Однажды меня оштрафовали за безбилетный проезд в автобусе. Жалобу-протест я отправил по электронной почте. В итоге я избежал штрафа и доказал свою правоту. Считаю, что я смог избежать штрафа, благодаря возможности онлайн обращения (иначе я бы просто не дошел до места обжалования), грамотно составленной жалобе в официально-деловом стиле ну и конечно неработающей камере в автобусе.
Успешная переписка состоит из нескольких составляющих:
— высокая скорость печати. Ваши мысли не ограничены скоростью ваших пальцев, поэтому изучите скоростной метод печати;
— умение излагать свои мысли. Я бы порекомендовал следовать основным принципам переписки, читать классическую литературу и переписываться;
— грамотность. Поверьте, орфографические ошибки сильно бросаются в глаза. Пунктуацию и опечатки Вам простят — главное, чтобы они не мешали понимать смысл написанного. Согласованность членов предложения тоже нужна. Чтобы не допускать ошибок по согласованию, надо хотя бы один раз перечитать свой текст.
Какие существуют общие рекомендации для электронных писем:
1) Письмо без темы — неудачное письмо. Старайтесь всегда указывать тему, в том числе и во внутренней переписке;
2) Не забывайте о приветствии. «Здравствуйте, Александр Петрович!». «Добрый день, Алексей!» и прочее. Приветствие отделяется от основного текста абзацем;
3) Никакого панибратства с малознакомыми людьми. Всегда обращайтесь на Вы. Использовать имя и отчество или только имя решайте по обстоятельствам. Обычно это зависит от возраста и от самого собеседника. Если вы не уверены, то используйте имя и отчество. Вежливость — универсальное правило.
4) Не забывайте разбивать текст на абзацы для более комфортного чтения.
5) Если у письма есть вложение, не забудьте упомянуть о нем и сказать, что там находится. Если Вам надо переслать большой объем информации, то прочитайте об облачных хранилищах.
6) Подписывайте свои письма. Можно написать «С уважением Александр» или просто написать «Петр Иванов». Добавьте свои контактные данные и свою должность.
7) Не забывайте отвечать на письма. «Здравствуйте. Письмо получил» уже неплохо. Дело в том, что электронные письма иногда не доходят, и отправитель будет ощущать неопределенность за судьбу своего сообщения.
Что можно сказать по грамматическим правилам. Как я уже сказал, самое важное это орфография. На опечатки и пунктуацию обычно не обращают внимания — это дело житейское. Все понимают, что письма часто пишутся в спешке. Но орфографические ошибки нельзя оправдать торопливостью. Лично я буквально физически страдаю, если текст переполнен ошибками.
Что обязательно надо запомнить из грамматики:
1) -тся, -ться у глаголов. Какое окончание у вопроса такое и у глагола (что делать? что сделать? — «хочу с тобой увидеТЬСЯ». Что делает? что сделает? — «он увидиТСЯ с ней завтра»).
2) «Будет», «будит». Если кто-то вас будИт ночью, вам это будЕт неприятно.
3) «В общем». «Вообще». Других форм и вариантов у этих слов нет, просто запомните.
4) «В течение», «в течении». В течениЕ дня я вам позвоню и расскажу, как плыл в течениИ Волги.
5) «В продолжение», «в продолжении». В продолжениЕ нашего телефонного разговора, хочу вам написать о том, что будет в продолжениИ мультфильма.
В общем, правил много, но важно знать хотя бы основные. Поначалу можно тестировать свои письма в Worde на предмет ошибок, затем отправлять письмо. Действительно удручает, когда в социальных сетях даже мотивационные картинки с ошибками.
По пунктуации и согласованности членов предложения главное помнить, что надо отделять сложноподчиненные предложения, деепричастные и причастные обороты, а также некоторые союзы (но, а, что, чтобы, который и др.).
Читайте интересные художественные книги, это самый комфортный путь научиться быстро читать, грамотно писать и говорить.
